Pilotprojekt in der Landeskirche
Die IV. Tagung der 22. Landessynode beauftragte das Landeskirchenamt, Vorschläge zur Einführung von Personalentwicklungsgesprächen zu entwickeln. Eine Arbeitsgruppe bestehend aus Mitarbeitern des Landeskirchenamtes und verschiedenen weiteren kirchlichen Institutionen entwickelte einen Projektentwurf, dem die Synode im November 1998 zustimmte.
Das Ziel des Projektes war, zu prüfen, "ob durch die Einführung von Personalentwicklungsgesprächen eine Professionalisierung der Personalführung in kirchlichen Organisationen erreicht werden kann" (Projektbeschreibung).
Für dieses Projekt bewarben sich 10 Kirchenkreise und 5 Einrichtungen. Ausgewählt wurden die Kirchenkreise Celle, Harlingerland, Hittfeld und Osnabrück sowie die Einrichtungen Haus Kirchlicher Dienste (Amt für Gemeindedienst) in Hannover und die Heimvolkshochschule Hermannsburg. Im September 1999 begann in den ausgewählten Kirchenkreisen und Einrichtungen der Einsatz von Personalentwicklungsgesprächen, im Februar 2003 endete das Projekt.
Die Koordination des Projektes erfolgte durch eine zentrale Steuerungsgruppe, der die Superintendenten der beteiligten Kirchenkreise und der/die Leiter/in der beiden Einrichtungen angehörten als auch die Projektleitung, die sich aus einem Team des Landeskirchenamtes und einem externen Berater zusammensetzte. Zugleich wurden in den beteiligten Kirchenkreisen und Einrichtungen regionale Steuerungsgruppen gegründet, die vor Ort den Ablauf organisierten und den Erfahrungsaustausch ermöglichten.
In den regionalen Steuerungsgruppen waren von Anfang an auch die Mitarbeitervertretungen eingebunden. Die Beteiligung des Gesamtausschusses und des Pastorenausschusses in der zentralen Steuerungsgruppe war dagegen nicht vorgesehen. Erst im Juli 2002 wurde auf Intervention des Gesamtausschusses und des Pastorenausschusses ein sogenannter Beraterkreis gegründet, in dem Mitglieder der zentralen Steuerungsgruppe mit Vertretern der Mitarbeiter und Pastoren die Ergebnisse des Projektes kritisch diskutierten. Dies beinhaltete auch die kirchenpolitische Diskussion über Personalentwicklungsgespräche in kirchlichen Einrichtungen.
Ziele
In kirchlichen Einrichtungen ist Führung und Leitung oft nicht klar definiert. Deshalb sollen mit der Einführung von Personalentwicklungsgesprächen folgende Ziele erreicht werden:
- Stärkung und Unterstützung der Führungskräfte in ihren Leitungsaufgaben
- Wahrnehmung der eigenen Rolle als Leitung
- Erhöhung der Arbeitszufriedenheit
- Stärkung der Verantwortlichkeit
Innerhalb des kirchlichen Rahmens zielen Personalentwicklungsgespräche auch auf ein gemeinsames kirchliches Handeln und eine optimale Erfüllung kirchlicher Aufgaben ab.
Die wesentlichen Elemente der Personalentwicklungsgespräche sind kommunikative Struktur und gemeinsamer Konsens. Führung und Leitung wird hierbei nicht als von oben nach unten angeordnet verstanden, sondern als kooperativer Führungsstil praktiziert.
Mit dem Mitarbeiter werden konkrete Arbeitsziele vereinbart, bereits vereinbarte Ziele werden überprüft. Möglicher Fortbildungsbedarf wird ermittelt, Fortbildungen werden vereinbart. Bestehende Schwierigkeiten im Arbeitsumfeld werden bearbeitet. Dabei sollen die persönlichen Potentiale entfaltet und zugleich die eigenen Grenzen bewusst werden. Die Verantwortlichkeit für die Arbeitsinhalte soll optimiert und die Zufriedenheit am Arbeitsplatz gesteigert werden.
Durchführung
Vor Beginn des Projektes wurden für alle beteiligten Führungskräfte und Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eine Informationsveranstaltung durchgeführt. und eine 1-tägigen Schulung für alle Führungskräfte verbindlich angeboten. In den Einrichtungen und Kirchenkreisen gab es während des Projektverlaufes Angebote für Führungskräfte, im Coaching über die eigene Gesprächsführung und die Formulierung von Zielvereinbarungen zu reflektieren.
Die Personalentwicklungsgespräche führten die jeweils zu geordneten Leitungspersonen mit den Mitarbeitern:
Superintendent/in mit Gemeindepastor/in,
Gemeindepastor/in mit Leiter/in Kindertagesstätte
Leiter/in Kindertagesstätte mit Erzieher/in
Zur Vorbereitung auf das Gespräch erhielten Führungskräfte und Mitarbeiter als Leitlinie einen Vorbereitungsbogen mit unterschiedlicher Fragestellung, der inhaltlich jedoch identisch ist.
- Rückblick auf die Tätigkeit
- Arbeitsprofil und Eignung
- Führung und Zusammenarbeit
- Zielvereinbarungen
- Entwicklungsmaßnahmen
Am Ende eines Gespräches wurden gemeinsam schriftlich Ziele vereinbart, die beide Gesprächsteilnehmer unterschrieben und je ein Exemplar erhielten. In dem ein Jahr später stattfindenden Gespräch wurden die Vereinbarungen hinsichtlich ihrer Umsetzung überprüft.
Reflektion
Zu Beginn des Projektes äußerten Mitarbeiter Bedenken. Es wurde befürchtet, dass mit der Einführung von Personalentwicklungsgesprächen mehr Kontrolle ausgeübt und die Strukturen hierarchischer werden. Diese Befürchtungen wurden vereinzelt noch verstärkt, weil in der Einführungsphase nicht immer die Ziele und Inhalte der Personalentwicklungsgespräche transparent waren.
Im Verlauf zeigte sich jedoch, dass zwar Misserfolge und Fehlentwicklungen besprochen werden müssen, Personalentwicklungsgespräche jedoch auf die Wertschätzung und Motivation des Mitarbeiters ausgerichtet sind und dabei den Mitarbeiter kontinuierlich begleiten und positiv unterstützen. Für die Führungspersonen bedeutet die Anwendung von Personalentwicklungsgesprächen eine Reflexion der eigenen Führungsrolle, die insgesamt zu einem deutlichen Bewusstmachen der eigenen Leitungsverantwortlichkeit führt. Führen und Leiten in kirchlichen Einrichtungen erfährt somit eine gewisse Professionalisierung und auch Unterscheidung.
Hinsichtlich der Kosten, die sich hauptsächlich mit dem Zeitfaktor messen lassen, beanspruchten die durchgeführten Gespräche teils erheblichen Zeitaufwand. Dagegen kam es an anderer Stelle zu Zeitersparnis: Je deutlicher und klarer die Zielvereinbarungen vereinbart wurden, desto weniger Klärungsbedarf gab es. Beginnende Konflikte konnten zeitnaher (kostensparender) bewältigt werden.
Vorschläge der Landeskirche
Personalentwicklungsgespräche sollten für alle Berufsgruppen, zumindest für alle Pastorinnen und Pastoren stufenweise eingeführt werden. Dazu bedarf es der Entwicklung eines einheitlich Qualitätsstandards auf Landeskirchenebene:
- Einheitlicher Gesprächsleitfaden
- Verpflichtende Qualifizierung der Gesprächsführenden
- Verpflichtende Teilnahme
- Einrichtung von regionalen Steuerungsgruppen auf Kirchenkreisebene
- Einhaltung der Gesprächsebenen ("kaskadierendes Verfahren")
- Beteiligung der Mitarbeitervertretung und des Pfarrkonventes
- Einhaltung des Jahresrhythmus
Für Schulung und Coaching sollten die Kirchenkreise und Einrichtungen von der Landeskirche finanziell unterstützt werden. Personalentwicklungsgespräche sollen als Jahresgespräche bezeichnet werden.
Renate Männche-Thieme
Juli 2003 |
